Top secret! Mit diesen Tricks wurden meine Videokonferenzen zu packenden Online-Shows!
Wenn ich mit Mitarbeitern spreche, gilt es, sie fit und entscheidungsfähig zu machen, eine Entscheidung mit jahrzehntelanger Tragweite zu treffen. Von dieser Stunde hängt nicht nur die Gestaltung des Lebens ab Rentenbeginn bis zum Ende, sondern per sofort auch die Finanzierung dieser kostspieligen Angelegenheit ab.
Daher habe ich über die Jahre ein Kommunikationsmodell entwickelt, welches es erlaubt, komplexe Zusammenhänge schnell zu erfassen UND schnell eine dauerhaft sichere und optimale Entscheidung zu treffen.
Ich habe die Erfahrung gemacht, dass es zielführend ist, die Zuhörer aktiv in die Problemdarstellung und die Lösungsfindung einzubinden.
Aber wie soll das nun gehen, wenn das Publikum weit weg ist? Alleine im Homeoffice sitzt, ohne Gruppendynamik?
An zwei Beispielen zeige ich auf, wie wir aus einer Videokonferenz Events gezaubert haben, deren Ergebnis nicht von Präsenzveranstaltungen abweichen:
A) Videokonferenz - Teilnehmer sind einzeln im Homeoffice
Teilnehmer im Homeoffice sind leichter ablenkbar. In meinen Videokonferenzen (die ich mit GoToMeeting organisiert habe) war jeder Teilnehmer mehrfach abgelenkt durch Handygucken, kurzes körperliches Wegdrehen, Kommunikation zu einer anderen Person, die teilweise im Hintergrund zu sehen waren, teilweise nicht ins Bild kamen, jedoch von mir vermutet werden weil der Teilnehmer der Videokonferenz mit ihr sprach oder Handzeichen gegeben hat. Die Teilnehmer bewegen sich mehr und in einer intimeren Art, als in Präsenzpräsentationen. So habe ich beobachtet, dass des öfteren die Arme hochgenommen werden und hinter den Kopf gestreckt werden, insgesamt größere körperliche Bewegungen wie wegdrehen des Oberkörpers, Wegdrehen des Kopfes (Blickkontakt verschwindet). Es scheint, dass die Ablenkungsbereitwilligkeit im Homeoffice enorm viel größer ist.
All diese Faktoren gilt es zusätzlich zu berücksichtigen. Auch die eigene Störungssensibilität als Vortragender gilt es zu beachten. Mir fällt es ungemein schwer, konzentriert zu bleiben, wenn von 10 Teilnehmern sich dauernd mindestens 2 oder 3 in irgendeiner Art bewegen. Es stört mich im Video sehr viel mehr als in der Präsenzveranstaltung!
Ich habe mir bei der Gestaltung der Videokonferenzen zum Ziel gesetzt, die Teilnehmer in extrem hohem Maß einzubinden. Damit möchte ich eine bessere Konzentration auf die Präsentationsinhalte erreichen, mehr Aufmerksamkeit bekommen, die Bindung zwischen mir und den Teilnehmern verbindlicher und stärker gestalten.
Zu Beginn gebe ich den Ablauf der Videokonferenz bekannt: Dauer, Struktur (aktiv, interaktiv, passiv), Themenblöcke.
Auf diese Punkte hin habe ich die offline-Präsentation überarbeitet:
lückenlose inhaltliche Präsentation
Präsentationsdynamik
Präsentationsdramaturgie
Mehr Animation und 100% Kongruenz zwischen neu einfliegendem Inhalt und sprachlicher Erklärung
Wechsel in Sprachbildern/Symbolik vermeiden; in einer Storylogik bleiben
Beim Sprechen in Worten auf die optische Position der Darstellung hinweisen („Links oben, ist grün hinterlegt…“). Ich führe die Augen der Teilnehmer mit Worten.
Langsamer sprechen und die zeitliche Verzögerung der Bildschirm- und Tonwiedergabe berücksichtigen.
Pro Folie 2 Minuten.
Auf jeder zweiten oder dritten Folie muss es zu einer herbeigeführten (Re)Aktion kommen.
Dazu nutze ich Fragen an all Teilnehmer und bitte um Handzeichen. Die Handzeichen biete ich konkret an.
Die Fragen beziehe ich abwechselnd auf die Inhalte der Präsi und auf die emotionale Situation.
Im Vorfeld (in der Einladungsmail) kündige ich an, welche Werkzeuge, Materialien gebraucht werden.
Ich binde die Teilnehmer ein, indem die Werkzeuge benutzt werden.
Was genau zu tun ist, führe ich mit Worten. Ideal ist, wenn die Teilnehmer personalisierte Inhalte für sich aufschreiben, berechnen, zeichnen.
Ein Highlight einbauen: z.B. Einen kurzen Film (eignet sich auch, um den Teilnehmern eine bewusst einkalkulierte Möglichkeit zu geben, die Konzentration kurz einer anderen „Sache“ zu widmen)
Umfragen: per Handzeichen (flankierend zum animierten Folienablauf)
Bei Erklärungen, die länger als 1 Folie sind, aktiv die Konzentration einfordern und die Länge genau definieren.
Teilnehmer konkret und aktiv in die Lösungsfindung einbinden.
Ein weiteres Onlinemedium nutzen: z.B. Einen Link öffnen lassen und mit den Inhalten arbeiten lassen.
Das Ende: Verbindlicher Appell, verbindliche Terminabstimmung, verbindliche to do‘s, verbindliche Projektabsprachen treffen.
Falls die Dateien nicht schon mit der Einladungsmail verfügbar gemacht wurden, auf Downloadmöglichkeit hinweisen oder den EMailversand ankündigen.
Aktiv Feedback der Teilnehmer einfordern.
Beenden der Videokonferenz: stark, eindeutig, verbindlich!
B) Videokonferenz - Teilnehmer sitzen in einem Raum
Auch das ist möglich (aktuell mit Coronaabstand): Die Teilnehmer bekommen die Präsentation per Beamer auf ihre Wand projiziert und ich werde von der Kamera übertragen. In einer Veranstaltung war der Ton über das Empfängerlaptop für den Raum nicht laut genug. Wir haben dann anstelle des online-Tons den Ton übers Telefon gewählt. Für mich war schön, dass das Empfängerlaptop seine Kamera Richtung Publikum richtete und ich somit die Teilnehmer fast alle sehen konnte.
Diese Präsentation konnte deutlich von der Gruppendynamik profitieren.
Im Vorfeld hatte der Projektleiter vor Ort die Präsentationsunterlagen für alle ausgedruckt, Handy, Rechner, Stift, Papier lagen bereit.
Bei funktionierender Gruppendynamik passe ich die aktive Einbindung der Teilnehmer so an, dass die Konzentration gesichert ist, genügend Aktivität für personalisiert ist, jedoch nicht überladen ist. In der Gruppe würde zu viel Einbindung zu Hektik Führen.
Grundsätzlich gelten die selben Regeln wie unter A) beschrieben.